Как закупить канцтовары

Как закупить канцтовары

Как закупить канцтовары

К. Эделев

При закупке канцелярских принадлежностей заказчики объединяют в один лот товары с разными ОКПД2. Нельзя покупать канцелярские принадлежности на конкурсе, потому что товары входят в аукционный перечень. За нарушение этого правила – штраф в 50 000 руб. Читайте, как правильно купить канцелярские товары: от планирования до приемки.

Запланируйте закупку

Прежде чем купить канцтовары, внесите закупку в план и план-график. На этом этапе решите, что именно будете покупать.

В плане укажите объект закупки. Канцелярские принадлежности – обширный и открытый перечень товаров. Например, авторучки, карандаши, маркеры, бумага для печати, скрепки. В плане можете обобщить закупу – «Поставка канцелярских товаров» или детализировать, например: «Поставка конвертов».

В плане необходимо указать идентификационный код закупки – ИКЗ. Код будете использовать в плане-графике, извещении, документации, контракте и других документах. ИКЗ состоит из 36 цифр, разряды 30–33 – это первые четыре цифры наименования канцелярского товара по ОКПД2. Допустим, покупаете бумагу для печати. Код ОКПД2 – 17.12.14.110. Скопируйте первые четыре цифры в 30–33 разряды ИКЗ. Такое правило установлено в пункте 5 Порядка из приказа Минэкономразвития от 29 июня 2015 г. № 422.

Что делать, если закупаете канцтовары с разными ОКПД2? Например, покупаете авторучки, фломастеры, ластики, бумажные и пластиковые папки. В этом случае посмотрите, совпадают ли первые четыре цифры кодов товаров. Если совпадают, то укажите в ИКЗ эти цифры. Если коды разные, например 17.23 и 32.99, то в 30–33 разрядах ИКЗ поставьте «0000». Об этом сказано в абзаце 3 пункта 5.1 Порядка № 422.

Выбрать код ОКПД2 для канцелярских товаров помогут справочник и сервис.

Напишите в плане сроки и периодичность закупки. Срок – это даты, между которыми планируете осуществить закупку. Периодичность – интервалы закупок: ежедневно, ежемесячно, раз в квартал и т. д.

В графе плана «Наличие сведений о закупках в соответствии с пунктом 7 части 2 статьи 17 Закона № 44-ФЗ» поставьте «Нет». В этой графе следует написать «Да», когда покупаете специализированные товары, работы и услуги. Канцелярские принадлежности к таким товарам не относятся (постановление Правительства от 4 февраля 2015 г. № 99).

Далее внесите закупку в план-график. Нельзя покупать канцтовары, которые не указали в плане-графике (ч. 11 ст. 21 Закона № 44-ФЗ).

На основе одной позиции плана закупок можно создать несколько позиций плана-графика. Для этого в ИКЗ поменяйте цифры в 27–29 разрядах: укажите порядковый номер закупки в плане-графике.

Пример: как указать ИКЗ канцтоваров в плане-графике

Заказчик планирует купить в 2018 году канцелярские товары с разными кодами ОКПД2. В плане закупки указал ИКЗ.

Покупать товары решил в разное время – в апреле, июне и октябре. В плане-графике заказчик на основании одного ИКЗ создал три позиции с порядковыми номерами 1, 2 и 3. В 27–29 разрядах написал, соответственно, 001, 002 и 003.

Рассчитайте начальную цену контракта

Чтобы рассчитать НМЦК на закупку канцелярских товаров, используйте метод сопоставимых рыночных цен. Этот метод – приоритетный (ч. 6 ст. 22 Закона № 44-ФЗ).

Суть метода: заказчик вычисляет среднюю цену на основе предложений поставщиков. Получить сведения о ценах на товар можно четырьмя способами.

Способ 1. Направьте запросы не менее чем пяти поставщикам.

Способ 2. Разместите запрос о ценах в ЕИС.

Способ 3. Возьмите информацию о ценах из реестра контрактов в ЕИС.

Способ 4. Проанализируйте общедоступную информацию, например цену в рекламах, каталогах, на сайтах.

Способы перечислены в разделе III Методических рекомендаций, которые Минэкономразвития утвердило приказом от 2 октября 2013 г. № 567.

Рассчитывать НМЦК можно только на основе однородных цен. Для того чтобы узнать, однородны цены или нет, используют коэффициент вариативности. Если он превысит 33 процента, цены неоднородные, применять их в расчете НМЦК нельзя. 

Если цены однородны, рассчитайте НМЦК. Для этого высчитайте среднее арифметическое всех цен и умножьте на количество товара.

НМЦК

=

Количество товара

 

Среднее арифметическое цен

Среднее арифметическое цен

=

Цена 1 + Цена 2 +… Последняя цена

:

Количество цен

                 

Пример: расчет средней цены контракта на поставку скоросшивателей

Заказчик планирует купить 100 скоросшивателей. Работник контрактной службы отправил запросы пяти компаниям с просьбой выслать прайсы на товар. В первом магазине назвали цену 6 руб., во втором – 8,50 руб., в третьем – 10,20 руб., в четвертом – 10,30 руб., в пятом – 11 руб.

Коэффициент вариации равен 22, поэтому цены однородные. Работник контрактной службы рассчитал среднюю цену – 9,2 руб. за один скоросшиватель. НМЦК равна 920 руб. (100 × 9,2).

Часто заказчики объединяют в одну закупку несколько позиций канцелярских товаров: ручки, бумагу, скрепки, дыроколы, картонные коробки. В этом случае НМЦК можно рассчитать по ценам всего объекта закупки либо по сумме цен всех товаров, которые закупаете. Такое правило закреплено в пункте 1.9 Методических рекомендаций. 

Ситуация: можно ли для расчета НМЦК брать информацию с сайтов магазинов канцтоваров

Можно только в случае, если сведения сайтов – публичные оферты. Об этом сказано в пункте 2 части 18 статьи 22 Закона № 44-ФЗ. Берите для расчета НМЦК цены с сайтов, где нет оговорки, что предложение не является публичной офертой. Выводы подтвердил октябрьский районный суд Екатеринбурга решением от 17 января 2017 г. № 12-669/2016.

Публичная оферта – это предложение, из которого покупатель может понять количество и стоимость товара (ст. 494 ГК РФ).

Ситуация: сколько предложений использовать, чтобы определить НМЦК канцтоваров методом сопоставимых рыночных цен

Минэкономразвития рекомендует использовать не менее трех цен, которые предлагают различные поставщики. На это указано в пункте 3.19 Методических рекомендаций, которые министерство утвердило приказом от 2 октября 2013 г. № 567.

Выберете способ закупки

Канцелярские товары заказчики покупают электронным аукционом. Дело в том, что коды канцтоваров 17, 20, 25, 26, 32.9 входят в аукционный перечень. Товары из перечня нужно покупать на аукционе. Вместо аукциона можете провести запрос котировок, запрос предложений или купить товары у единственного поставщика, если позволяют условия закупки. Проводить конкурс нельзя. Такой вывод следует из части 2 статьи 59, части 2 статьи 24 Закона № 44-ФЗ. Аукционный перечень Правительство утвердило распоряжением от 21 марта 2016 г. № 471-р.

Внимание: если неверно выберете способ закупки, работник контрактной службы заплатит штраф в 30 000 или 50 000 руб. (п. 1. и 2 ст. 7.29 КоАП РФ).

Заказчик вправе купить канцтовары запросом котировок или электронным запросом котировок, если начальная цена контракта не превышает 500 000 руб., а общая сумма закупок запросами котировок не выше 10 процентов от СГОЗ и 100 млн руб. в год (ч. 2 ст. 72 Закона № 44-ФЗ).

Провести запрос предложений можно, когда покупаете канцтовары по контракту, который расторгли в одностороннем порядке. Купите столько товара, сколько недополучили по разорванному контракту (п. 6 ч. 2 ст. 83 Закона № 44-ФЗ).

Провести запрос предложений в электронной форме можно, когда:

  • расторгли контракт на закупку канцтоваров в одностороннем порядке по части 9 или 15 статьи 95 Закона № 44-ФЗ. Запрос предложений проведите на объем, который контрагент не исполнил по расторгнутому контракту. НМЦК уменьшите пропорционально объему исполненных обязательств;
  • не состоялся электронный аукцион.

Купить канцелярские товары без конкурентных процедур у единственного поставщика можно в трех случаях.

Случай 1. Цена контракта не больше 100 000 руб. годовой объем таких закупок не должен превышать 5 процентов СГОЗ и 50 млн руб., либо нужно уложиться в 2 млн руб.

Случай 2. Сумма покупки не превышает 400 000 руб. годовой объем таких закупок не должен превышать 50 процентов СГОЗ и 20 млн руб. Закупать на этом основании вправе:

  • учреждения образования и культуры;
  • физкультурно-спортивные организации;
  • зоопарки, планетарии, парки культуры и отдыха, заповедники, ботанические сады, национальные, природные или ландшафтные парки, театры, концертные или телерадиовещательные учреждения, цирки, музеи, дворцы культуры, клубы, библиотеки, архивы.

Случай 3. Не состоялся электронный аукцион, запрос котировок или запрос предложений.

Основания для закупки у единственного поставщика предусмотрены пунктами 4, 5 и 25–25.3 части 1 статьи 93 Закона № 44-ФЗ.

Подготовьте техзадание

Техническое задание – это описание объекта закупки. Из этого документа поставщик должен понять, какие канцтовары планирует купить заказчик и в каком количестве. Вместо техзадания можете использовать сметы, спецификации, дефектные ведомости, потому что в Законе № 44-ФЗ не указано, каким именно документом описать объект закупки.

Включите в техзадание такие разделы:

  1. Наименование заказчика.
  2. Способ закупки: электронный аукцион, конкурс, запрос предложений, запрос предложений в электронной форме, запрос котировок или запрос котировок в электронной форме.
  3. Объект закупки. Укажите название объекта закупки, которое используете в извещении и документации.
  4. НМЦК.
  5. Название, характеристики и количество канцтоваров. Это основной раздел технической документации. Перечислите названия всех канцелярских принадлежностей, которые планируете купить. Укажите точное количество товаров. Когда описываете характеристики товаров, используйте стандартные показатели, например ГОСТы.
  6. Периодичность и сроки поставки. Укажите сроки, в которые контрагент поставит канцтовары, или период, например: «В течение четырех месяцев с момента заключения контракта».
  7. Место поставки.
  8. Порядок сдачи-приемки. Опишите порядок и сроки, в которые примете товар. Укажите документы, которыми контрагент подтвердит факт поставки.

Внимание: за ошибки в техзадании работник контрактной службы заплатит штраф от 3000 до 50 000 руб. (п. 4.1 и 4.2 ст. 7.30 КоАП РФ).

Пример: заказчик указал разные наименования для одного товара

Министерство закупало канцтовары, в том числе авторучки. В техзадании работник контрактной службы написал, что контрагент должен поставить «Ручки шариковые автоматические со сменным стержнем». Количество ручек указал в приложении к контракту – спецификации. Однако изменил название товара на «Ручки шариковые черные автоматические».

Специалисты антимонопольной службы указали, что из-за таких документов претенденты не могли определить, сколько именно и каких ручек нужно поставить (предписание, решение Магаданского УФАС от 10 сентября 2015 г. № 04-31/41-2015).

Пример: заказчик неверно указал размеры калькулятора

Заказчик в техзадании на канцтовары указал неверные характеристики калькулятора: «Размеры не менее 176 мм × 137 м». Представитель заказчика на заседании комиссии Кемеровского УФАС признал, что допустил техническую ошибку, но специалисты антимонопольной службы решили, что заказчик нарушил пункт 1 части 1 статьи 33 Закона № 44-ФЗ (решение Кемеровского УФАС от 27 марта 2015 г. № 08/2755, № 37/З-2015).

Пример: заказчик написал неконкретную характеристику товара

При закупке канцтоваров заказчик написал характеристику скрепок: «Должны быть изготовлены из качественной стали». Специалисты антимонопольной службы указали, что характеристика «качественная сталь» необъективна, участники закупки могут трактовать ее по-разному. Заказчик нарушил пункт 1 части 1 статьи 33 Закона № 44-ФЗ (решение Карачаево-Черкесского УФАС от 10 июля 2015 г. № 58).

Ситуация: нужно ли устанавливать к поставщику канцтоваров требования по пункту 1 части 1 статьи 31 Закона № 44-ФЗ

Нет, требования по этому пункту в извещении и документации не устанавливайте. В законодательстве нет каких-либо требований к поставщикам канцтоваров. Соответственно, нельзя требовать документы о том, что участник отвечает требованиям пункта 1 части 1 статьи 31 Закона № 44-ФЗ. Если установите такое требование, работник контрактной службы заплатит штраф от 5000 до 30 000 руб. (п. 4 ст. 7.30 КоАП РФ).

Выводы подтверждает Новосибирское УФАС решением и предписанием от 21 марта 2017 г. № 08-01-47.

Ситуация: можно ли пластиковые и бумажные папки купить по одному коду ОКПД2

Нет, нельзя. У папок из бумаги и пластика разные коды ОКПД2. Код пластиковых папок – 22.29.25.000, бумажных – 17.23.13.130. Однако ответственности за неверный код ОКПД2 в законодательстве нет. Штраф заплатите, если из-за ошибочного кода ограничите конкуренцию или неверно выберете способ закупки. Выводы подтверждает практика ФАС (решение, предписание Липецкого УФАС от 14 апреля 2016 г. № 86с/16 и решение Челябинского УФАС от 24 августа 2016 г. № 159-ВП/2016).

Ситуация: музыкальное училище закупает нотные тетради. Какой код ОКПД2 указать в извещении

Для нотных тетрадей подойдет код ОКПД2 17.23.13.196. Выбирайте код по классификатору Росстандарта. Подобрать код поможет сервис.

Заключите контракт

Заключите контракт на условиях извещения, документации и по цене, которую предложил победитель закупки. Включите в контракт следующие разделы.

Преамбула. Укажите сведения о сторонах контракта – заказчике и контрагенте. Уточните названия организаций, должности и Ф. И. О. сотрудников, которые подписывают контракт, документы, на основании которых действуют.

Предмет контракта – канцелярские товары. Перечень наименований, количество, характеристики товара приведите в приложении к контракту – спецификации, техническом задании. Напишите номер приложения.

Цена контракта, которую предложил победитель или второй участник, если победитель уклонился от заключения контракта. Напишите, что цена твердая и определяется на весь срок действия контракта (ч. 2 ст. 34, п. 2 ст. 42 Закона № 44-ФЗ).

Права и обязанности сторон. Напишите, какими правами при исполнении контракта обладают заказчик и поставщик или исполнитель, какие обязанности должны выполнить.

Порядок оплаты. Опишите, в какие сроки и как рассчитаетесь с контрагентом, какие документы должен предоставить поставщик или исполнитель. Срок оплаты должен составлять не более 30 дней с даты, когда подписали акт приемки. Если заключаете контракт с представителем малого бизнеса или социально ориентированной некоммерческой организацией, заплатите в течение 15 рабочих дней (ч. 8 ст. 30, ч. 13 и 13.1 ст. 34 Закона № 44-ФЗ).

Порядок сдачи-приемки. Напишите, в какие сроки и как проведете приемку. Укажите, какие документы передает контрагент для приемки. Например, товарную накладную, счет-фактуру, а также подписанные экземпляры акта приемки.

Ответственность сторон. Включите неустойку, которую стороны заплатят, если нарушат обязательства по контракту. Используйте Правила из постановления Правительства от 30.08.2017 № 1042.

Порядок изменения и расторжения контракта. Напишите случаи, когда стороны вправе изменить контракт. Соблюдайте ограничения из статьи 95 Закона № 44-ФЗ. Укажите, что расторгнуть контракт возможно по соглашению сторон, по решению суда и в одностороннем порядке согласно гражданскому законодательству. Перечислять все случаи, когда можно разорвать контракт в одностороннем порядке, не обязательно – достаточно написать: «заказчик вправе расторгнуть контракт согласно гражданскому законодательству». Если не включите этот раздел в документацию, то разорвать контракт в одностороннем порядке не сможете. Такой вывод следует из частей 8 и 9 статьи 95 Закона № 44-ФЗ. Позицию подтверждает Верховный суд в пункте 14 Обзора от 28 июня 2017 года. 

Обеспечение контракта. Напишите размер обеспечения контракта. Укажите способы, которым контрагент вправе обеспечить контракт, – банковской гарантией или деньгами на счет заказчика. Способ выбирает победитель закупки или второй участник, если победитель уклонился от заключения контракта. Укажите сроки, в которые вернете обеспечение. Напишите, что удержите обеспечение, если контрагент не выполнит обязательства (ч. 27 ст. 34 Закона № 44-ФЗ).

Срок действия контракта. Укажите, когда начинает и прекращает действовать контракт. Внесите условие, что окончание срока действия контракта не освобождает стороны от ответственности.

Обстоятельства непреодолимой силы. Стороны освобождаются от уплаты неустойки, если не исполнят обязательства из-за обстоятельств непреодолимой силы (ч. 9 ст. 34 Закона № 44-ФЗ).

Обстоятельства непреодолимой силы – это чрезвычайные ситуации, которые заказчик или контрагент не может предотвратить. Например, военные действия, эпидемия, стихийные бедствия, пожары, крупномасштабные забастовки. Если нет денег на покупку товара или товара нет на рынке – это не является обстоятельством непреодолимой силы. Такой вывод следует из части 3 статьи 401 ГК и постановления Президиума ВАС от 21.06.2012 № 3352/12.

Когда заключаете контракт, соблюдайте сроки.

Способ закупки

Срок заключения контракта

Ссылка на НПА

Электронные процедуры

Не раньше чем через 10 дней, как разместили в ЕИС итоговый протокол

ч. 9 ст. 83.2 Закона № 44-ФЗ

Запрос котировок

Не раньше 7 и не позднее 20 дней с даты, когда подписали и разместили в ЕИС протокол рассмотрения и оценки заявок

ч. 13 ст. 78 Закона № 44-ФЗ

Запрос предложений

Не раньше 7 и не позднее 20 дней с даты, когда подписали и разместили в ЕИС итоговый протокол

ч. 17 ст. 83 Закона № 44-ФЗ

Единственный поставщик

Не раньше пяти дней после того, как опубликовали в ЕИС извещение о закупке, если извещение требуется

ч. 2 ст. 93 Закона № 44-ФЗ

Примите канцелярские товары

Порядок приемки опишите в проекте контракта. Укажите, какие документы передает поставщик вместе с канцелярскими принадлежностями. Например, это может быть товарная накладная или счет-фактура, а также подписанный акт приемки товара.

Когда будете принимать товар, проведите экспертизу – проверьте, что у товара:

  • отсутствует брак;
  • нет повреждений, в том числе упаковки;
  • товарная партия однородна;
  • не истек срок годности;
  • есть необходимые сертификаты.

Пересчитайте товар. Если поставщик выполнил обязательства по качеству и количеству товара, подписывайте акт приемки. Правила приемки и экспертизы товара описаны в статье 94 Закона № 44-ФЗ.

Оплатите товар в сроки, который указали в контракте. Однако заплатить нужно в течение 30 календарных дней после того, как подписали акт приемки, а если покупаете канцелярские принадлежности у малого бизнеса – в течение 15 рабочих дней. Такие требования содержат часть 8 статьи 30 и часть 13.1 статьи 34 Закона № 44-ФЗ.

Если контрагент поставит не весь товар или в ходе экспертизы найдете недочеты, не принимайте канцелярские принадлежности.

Внимание: если примете канцтовары, которые не отвечают условиям документации, работник контрактной службы заплатит штраф от 20 000 до 50 000 руб. Наказание предусмотрено пунктом 10 статьи 7.32 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Направьте поставщику письменный отказ, к которому приложите протокол разногласий. Укажите, какие именно недостатки выявили. Сделайте это в порядке и в сроки, которые установили в контракте. Такие правила описаны в части 7 статьи 94 Закона № 44-ФЗ.

Заказчик вправе разорвать контракт, если поставщик не выполнил условия контракта. Соблюдайте процедуру:

  1. Примите решение расторгнуть контракт в одностороннем порядке и в течение трех рабочих дней после этого опубликуйте в ЕИС. В этот же срок направьте решение поставщику по почте заказным письмом, а также телеграммой или на e-mail.
  2. Дайте поставщику 10 календарных дней на то, чтобы исправить недочеты. Срок отсчитывайте с даты, когда получите подтверждение, что контрагент получил уведомление. Если предупредить поставщика не получится, то отсчитайте 30 дней с даты, когда опубликовали решение расторгнуть контракт.
  3. Если контрагент за 10 календарных дней устранит недостатки, отмените решение о расторжении контракта. Если не устранит, контракт расторгнут.

Порядок описан в частях 11–14 статьи 95 Закона № 44-ФЗ.